ARCHIVOS DE GESTION

Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran:

* Organizar y conservar la documentación en trámite.

* Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.

* Coordinar actividades archivistas y procedimentales con el Archivo Central y las oficinas de Planeación de la entidad.

* Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.

* Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas.

* Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivos.

 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

* Fuente de consulta para la toma de decisiones.

* Fuente para testimoniar acciones.

* Iniciador del proceso de normalización archivista (Archivo Total).

* Gestor de la modernización administrativa.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 202 para todo servidor público.

Para la organización del archivo de gestión se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Criterios para la organización de archivo de Gestión

* La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada.

* La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

* La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

* Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

* Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y  rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

Las técnicas archivistas se enfocan hacia la  creación del Archivo Total en las siguientes etapas:

Organización Archivo de Gestión  

Establece y aplica los criterios para la producción, recepción, distribución organización, conservación y custodia de los documentos en la primera etapa del ciclo documental por parte de la dependencia de la organización.

 *El alcance del archivo de Gestión.

 *Funciones y principios básicos.

 *Responsabilidades y responsables de los archivos de Gestión.

 *Políticas para la definición de los tipos documentales a través del levantamiento de las Tablas de retención Documental.

 *Recepción y despacho de documentos.

 *Definición de los términos archivísticos usados en la primera etapa del ciclo vital del documento.

                       

Organización Archivo Central 

       

Continuación de la segunda fase del ciclo archivístico donde se concentran  los documentos  transferidos  por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez que han finalizado su trámite, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

 Organización Archivo Histórico   

Disposición y organización final de la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, en otras palabras por valor cultural y patrimonio histórico.