Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas
y prácticas usadas para administrar documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos.
Es
una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para tener constancia de los hechos.
Éste tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla,
hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Las
organizaciones empresariales tienen que manejar diariamente gran cantidad de
información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno,
son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión
documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de
información.
Los
sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento,
seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar
siempre disponibles de manera rápida y sencilla cuando los necesiten.
VENTAJAS:
-Rapidez y acceso inmediato
-Acceso
instantáneo a toda la documentación.
-Reducción de tiempo de
consultas y tareas de archivo.
-Resolución del problema de localización.
-Control
total sobre la documentación e información.
-Información compartida entre diferentes usuarios.
-Fácil
y rápida distribución o envío de documentos.
-Ahorro material.
-Ahorro
en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).
-Eliminación
de desplazamientos.
-Ahorro
de espacio físico.
-Seguridad y fiabilidad
-Custodia
de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.
-Evita
la duplicidad de documentos.
DESVENTAJAS:
-Factor económico, la
aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante.
-Las personas no autorizadas
pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un
servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable
-Hay que definir planes de redundancia (es
decir, siempre hay que almacenar la información en servidor de
respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los
datos en caso de robo, incendio o inundación
-Riesgo de violar alguna ley
u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información
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