DOCUMENTOS OFICIALES

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Es un documento o medio escrito que sirve para establecer comunicación entre dos o más personas para tratar asuntos de carácter laboral, familiar, de amistad, etc.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA

• Posee una actitud cortés y amable.

• Busca impresionar positivamente al destinatario.

• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

• Hay un receptor y un emisor.

 

ESTILOS DE CARTA

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

• Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, instituciones, alcaldías, colegios, médicos....etc.

• Coloquial o informal: Si se dirige a un familiar o amigos y se usa un lenguaje informal que ambos entiendan.

• Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

• Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución)

PARTES DE LA CARTA

Las cartas, cuentan con los siguientes conceptos:

• Encabezado: fecha del día y lugar al que se dirige.

• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas, ejemplo respetado señor, apreciada señora, querido amigo, etc.

• Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.

• Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.

• Firma: clara o también puede llevar su nombre.

                                                 EL INFORME

Es un texto que da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprender.

El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

PARTES DEL INFORME

Introducción: abarca la presentación del tema o problema a tratar. Su función esencial es contextualizar al lector. Algunas veces presenta los antecedentes teóricos del tema en cuestión.

Desarrollo: presenta la metodología utilizada y los resultados y el análisis de los mismos o del procedimiento utilizado, si el tipo de informe lo permite.

Conclusión: las conclusiones se pueden ofrecer en torno al análisis de los resultados o de los procedimientos. Si se incluyen comentarios personales deben estar argumentados, también se pueden incluir sugerencias y/o aplicaciones de las conclusiones para la toma posterior de decisiones.

TIPOS DE INFORME

Por la materia que abarcan los informes se clasifican en estos tipos:

Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.

Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica.

De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura.

Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Por las características textuales los informes se clasifican en:

Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.

Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” Se denominan también propuesta o proyecto.

Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consulta).

	CIRCULAR

 

Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente, para darles a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad. El tema o mensaje interesa a todos los integrantes de una dependencia.

 

TEMAS A TRATAR

-Movimiento interno de los jefes de una institución.

-Los cambios de horario de trabajo.

-Nombramiento de comisiones encargadas de mejorar el movimiento interno de dependencia.

-Acuerdos y decisiones de la jerarquía.

-Los ascensos del personal que labora en una empresa, etc.

-Permisos y suspensión de actividades

PARTES

Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

Fecha. Se escribe el día, mes y año.

Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores

Jefes de Departamentos

Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

Firma y cargo. La firma es la lúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Guillermo Avilés

GERENTE DE VENTAS

Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.