EL ARCHIVO
* Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín
archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de
la Real Academia de la Lengua Española.
- Local en el que se custodian
documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos
no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares);
conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías,
etc., donde se colocan).
- La misma Administración
reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español.
Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya
función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando
las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de
los fines anteriormente mencionados.
- También se le da este nombre al
servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir,
clasificar, custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma
ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita
su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más
corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.
* Funciones del archivo:
La principal función del archivo
consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo
unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su
presentación.
Estos documentos se conservaran
debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información
sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será
eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de
ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se
pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como
elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización
de un acto o la forma de hacerlo.
* Clases de archivos:
ü
Según el grado o frecuencia de utilización:
- Archivos activos o de gestión:
recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos
provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo
concreto.
- Inactivos: recoge los
documentos que habiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
ü
Según el lugar de emplazamiento:
- Generales o centralizados: documentos
que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se
encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden
ser:
_Departamentales o por secciones: en el propio departamento
por ser utilizado constantemente por este.
_Personales: de cada puesto de
trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con
ellos.
Estas dos clasificaciones no son
excluyentes, sino que se complementan entre sí.
* El archivo de gestión:
Es el archivo realizado
directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El número
de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden
provenir de otros organismos departamentos o bien has sido entregados
directamente por los interesados.
El funcionario es el responsable directo de su
archivo, debe clasificar los documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo
estrictamente necesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible
para realizar sobre el documento las operaciones oportunas. Sólo deberán estar
por tanto los documentos en poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que
sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento, debiéndose enviar los
documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitación o bien a los
archivos Semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo sobre
éstos.
El archivo de gestión debe estar perfectamente
ordenado para facilitar la rapidez de actuación y la perfecta localización del
documento.
* Conservación de la información:
Conservar la documentación transferida,
custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan
en dos principios básicos:
ü
Adopción de medidas para asegurar la
perdurabilidad material de los documentos:
-Mantenimiento y control de las instalaciones
del archivo, (estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
- Medidas preventivas contra los
diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: control
de humedad, incendio, robo, etc.
- Restauración de documentos
deteriorados.
- Reproducción de la
documentación más representativa.
ü
Aplicación de los criterios y métodos de
organización documental (clasificación y ordenación) según las normas de la
teoría archivística. Realmente solo existe archivo cuando hay una organización,
de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.
EL REGISTRO
Concepto de registro:
Encontramos para este término dos acepciones:
- Lugar.-donde se centraliza la entrada y/o salida de
documentos.
-Libros u otros
medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida
que tiene lugar.
La finalidad básica del registro en términos generales es el
control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos
de la entidad.
Clases de registros:
Registro general: es el registro de la correspondencia.
Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca
con el exterior, puede ser de dos tipos:
- Registro general de entrada.- se hará el correspondiente
asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
ü de
registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.
ü de
registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que
reciba correspondencia.
- Registro general de salida.- se anotará la salida de los
escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.
Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.
Registro auxiliar: los órganos administrativos
podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización
otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y
comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que
comunicarán toda anotación que efectúen.
Registro de archivo: para inscribir todos
aquellos documentos que han sido archivados.
Contenido de los registros:
- Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.)
- Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento.
- Identificación del interesado.
Derecho de acceso:
La Ley 30/92 en relación con el art. 105 b. C.E. regula el
derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros.
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a
los documentos, que formando parte de un expediente, obren en los archivos
administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos
terminados en la fecha de solicitud.
El acceso de documentos que contengan datos referentes a la
intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de
observar que tales datos figuren incompletos o inexactos podrán exigir que sean
rectificados o completados, salvo que figuren en expediente caducados por el transcurso
del tiempo.
El acceso podrá ser denegado por razones de interés público,
por intereses terceros más dignos, o porque lo disponga la Ley.
Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administración
deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El
registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado
escrito o documento además de:
ü - Dar testimonio de que un documento ha pasado o
no por la entidad en cuestión.
ü - Conocer el destino final de un documento (sí
ha sido destruido o archivado).
ü - Localizar el lugar concreto donde se halla el
documento o escrito.
ü - Conocer los datos más significativos de un
documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados
éstos.
0 comentarios:
Publicar un comentario